Зачем нужна периодическая экспресс-проверка ведения учета, экспресс-аудит

Не секрет, что нагрузка на работников бухгалтерской (финансовой) службы с каждым годом становится все больше и больше. В этих условиях человеческий фактор (там недоглядел, тут недоучел…) может привести к серьезным ошибкам, выявить которые из-за текучки дел бывает сложно. А если искажение учета начинает влиять уже и на составление отчетности – цена таких ошибок может быть очень велика.

Как избежать подобных ситуаций, какие предпринять меры для проверки правильности ведения учета? Попробуем разобраться.

Содержание:

1. Основания и способы проверки ведения учета
2. Условия проведения
3. Основные объекты экспресс-проверки
4. Особенности проведения
5. Настройка необходимых процедур
6. Преимущества экспресс-проверки
7. Заключение

 

Основания и способы проверки ведения учета

Неоднократные изменения законодательства (например, последние ФСБУ и др.), появление новых отчетных форм, отмена одних налоговых режимов и появление других, стремительно меняющаяся экономическая среда – все эти многочисленные факторы усложняют и без того непростую работу бухгалтерской службы. В таких условиях переход на новые правила работы может привести к ошибкам, увидеть которые за сложным интерфейсом бухгалтерской программы не всегда удается. С течением времени ошибки накапливаются и начинают влиять уже на само ведение бизнеса (на движение денежных потоков, материальных ресурсов, выплату зарплаты, расчет налогов, составление отчетности и пр.).

Примечание: примером одной из самых распространенных ошибок может послужить некорректное списание бухгалтером торговой организации себестоимости реализованных товаров, когда из-за неверных округлений (в зависимости от способа списания) могут возникать отрицательные («красные») остатки по количеству или сумме товаров на складе (в т. ч. отсутствующих). Примером еще одной из распространенных ошибок может служить появление «красных» сумм в составе развернутого сальдо по документам расчетов (договоров) на сч. 60, 62, 76.

 

В целях борьбы с возникающими искажениями появляется необходимость регулярной проверки состояния учета. Ведь если не сделать этого заблаговременно (например, с помощью привлеченных специалистов-профессионалов), то могут возникнуть ситуации, когда выявлять недостатки будут уже сотрудники контролирующих органов, наделенные правом штрафовать и наказывать. Многие бухгалтеры (финансисты) это понимают, и сами заинтересованы в ревизии учета сторонним специалистом и в его своевременной подсказке, как исправить или минимизировать обнаруженные проблемы. Осознание проблемы есть и со стороны руководства компании, ее собственников – ведь если бухгалтер будет под контролем, он сделает меньше ошибок, нанесет меньший вред.

Таким образом, в настоящий момент сложилось устойчивое понимание, что для предотвращения негативных последствий необходимо не только грамотно и последовательно вести учет, но и регулярно контролировать его корректность. Этого можно добиться одним из нескольких способов:

• с помощью собственных работников (финансовых контролеров, ревизоров и т. п.) – при наличии ресурсов на их содержание;
• с помощью «приходящего» бухгалтера (как внешнего совместителя) – при небольших объемах работ;
• с помощью специализированной организации-аутсорсера, которая за разумную плату сможет привлечь к участию (в т. ч. дистанционно) своих высококвалифицированных специалистов.

 

Применение каждого из перечисленных вариантов зависит от состояния дел в конкретной организации, объема ее бизнеса и других многочисленных факторов. Кроме того, может различаться и способ контроля:

• стандартный способ, при котором записи базы данных бухгалтерского программного обеспечения (далее – ПО) сравниваются с информацией из первичных документов и регистров учета вручную – специалистом, проводящим проверку;
• экспресс-способ, при котором проверка корректности записей вначале осуществляется автоматически, средствами специализированного ПО, а затем полученные результаты анализируются специалистом, проводящим проверку.

 

Разница между ними очевидна. По сравнению со стандартным способом экспресс-проверка позволяет сэкономить много времени, а также более оперативно устранять выявленные несоответствия. Однако скорость ее проведения во многом зависит от степени детализации ревизуемых операций: чем меньше объектов учета, тем быстрее проходит обследование.

Совет: для ускорения проверки учета и удешевления ее стоимости необходимо предоставить проверяющему четкое техзадание: какие объекты проверить в первую очередь, какие искажения устранить. Откорректированные операции (после перепроведения) помогут сформировать достоверную отчетность, и тогда не возникнет необходимости тратить дополнительные ресурсы на ее ревизию.

Условия проведения экспресс-проверки учета

В зависимости от конкретной ситуации (объема учетной работы, сложности выявления ошибок, наличия или отсутствия возможностей для полноценного аудита и др.) провести проверку можно по-разному. Как показывает практика, наилучшим решением является экспресс-аудит ведения учета с привлечением грамотного специалиста-аутсорсера, позволяющая в сжатые сроки получить ответы на конкретные вопросы, подготовиться к важному бизнес-событию, оценить риски по тому или иному направлению деятельности, налоговому режиму и др. Поводов для такой проверки может быть множество, например:

• смена руководства (собственников) организации – необходимо обеспечить достоверность данных при передаче дел новой администрации;
• проведение налоговой проверки – необходимо обнаружить учетные ошибки самостоятельно, чтобы избежать налоговых санкций (штрафов, пеней и т. п.);
• разногласия с партнерами по бизнесу – необходимо выявить реальную дебиторскую/кредиторскую задолженность по договорам, ассортимент и объемы поставок товаров (работ, услуг);
• подготовка к получению кредита/займа – для подтверждения способности организации вернуть долг, увеличения вероятности положительного решения кредитного комитета;
• подготовка к тендеру – рассчитать параметры закупок на основании реальных данных за прошлые периоды;
• расхождения между участниками по выплате дивидендов – необходимо обеспечить достоверность данных по чистой прибыли, подлежащей распределению;
• проведение плановой инвентаризации перед представлением годовой отчетности – для выявления искажений, влияющих на показатели баланса и отчетности;
• регулярный контроль деятельности бухгалтерии – для поддержания должного качества ее работы, определения слабых мест в учете и т. д.

 

Результаты грамотно выполненного анализа состояния учета позволят владельцу бизнеса или руководителю компании в сжатые сроки получить достоверные и объективные данные о деятельности организации. Такая информация может с уверенностью использоваться в дальнейшем в качестве основы для принятия управленческих решений.

 

Основные объекты экспресс-проверки

В зависимости от производственной необходимости и (или) состояния учета, проверка бухгалтерского учета (далее – БУ) и налогового учета (далее – НУ) может затронуть следующие аспекты:

• проведение анализа первичной документации, соответствия оформляемых фактов хозяйственной жизни требованиям законодательства;
• проверка соблюдения учетной политики;
• соответствие учета основных средств (далее – ОС) действующим стандартам, правильность выбора для них амортизационной группы и порядка начисления амортизации;
• анализ движения (оприходования, реализации, иного списания) материально-производственных запасов (в т. ч. товаров);
• сверка выписок из ПО «Банк-клиент» с информацией в бухгалтерском ПО;
• корректность проведения авансовых отчетов и подотчетных сумм по ним;
• проверка начисления заработной платы, налогов и взносов с нее;
• оценка состояния взаиморасчетов со страховыми фондами, отчетности по ним;
• анализ расчетов по уплате налогов в бюджет;
• состояние дебиторской и кредиторской задолженности;
• анализ займов и кредитов, проверка своевременности начисления и уплаты процентов;
• проверка соответствия налогового учета налоговым декларациям, рассмотрение налогового учета на предмет рисков;
• анализ соответствия статей бухгалтерского баланса и отчета о финансовых результатах учетным данным.

 

По результатам проверки составляется детальный отчет, в  котором должны быть указаны обнаруженные нарушения (несоответствия) в ведении учета, выводы и рекомендации по результатам экспресс-проверки, а также могут присутствовать советы по минимизации налоговых и иных рисков.

 

Особенности проведения

Отличием экспресс-проверки от стандартной процедуры ревизии счетов является скорость ее проведения (благодаря значительной автоматизации процессов), отсутствие влияния на текущую производственную деятельность (не мешает работе), возможность оперативного принятия решений по устранению выявленных проблем.

Благодаря повсеместному применению бухгалтерских программ (например, «1С Бухгалтерия»^©, «Парус»^©, «Инфо-Бухгалтер»^©, «ПК «Галактика»^© и др.), позволяющих хранить учетные записи в виде электронных баз данных, экспресс-проверку можно провести дистанционно. При этом для анализа состояния зарегистрированных операций нужна лишь сама база данных: либо доступ к ней на месте ведения учета (например, в офисе бухгалтерии), либо выгрузка этой базы на диск/в облако (для дальнейшей обработки средствами автоматизации).

Получив доступ к учетным записям, специалист-ревизор сможет проверить их с помощью специализированной программы (или сервиса) в режиме «Анализ состояния бухгалтерского (налогового) учета». Проверка будет производиться в отношении рабочего плана счетов, корректности корреспонденций по каждой операции (группе операций), отсутствия остатков по счетам, которые должны быть закрыты на конец отчетного периода и т. п. По результатам проведения контрольных мероприятий формируется и предоставляется отчет, в котором содержатся данные результатов проверки, информация о возможных причинах возникновения ошибок, рекомендации по их устранению.

 

Настройка необходимых процедур

Как уже было отмечено выше, для ускорения проверки и удешевления ее стоимости необходимо предоставить проверяющему четкое техзадание: какие объекты проверить, какие ошибки устранить. Чтобы помочь в составлении такого задания, ниже предлагается набор различных мероприятий, из которого можно выбрать то, что требуется в конкретной ситуации:

Примерный перечень процедур экспресс-проверки

Наименование процедуры	Действия специалиста, проводящего проверку
Проверка соответствия зарегистрированных операций требованиям учетной политики организации (БУ, НУ)	Проверка должна выявить неизменность применения в отчетном (налоговом) периоде требований учетной политики (БУ, НУ), полноты отражения учетных данных, соответствия корреспонденций счетов установленным требованиям, целостности отражения операций в информационной базе и др. При изменении в проверяемом периоде условий налогообложения (например, при переходе с одного режима на другой) проверяется соответствие начисления налогов и взносов требованиям законодательства. При необходимости корректировок – предлагаются варианты решения выявленных искажений.
Проверка за отчетный период показателей счетов бухгалтерского учета (обороты, сальдо) на наличие ошибок	Анализ производится путем формирования оборотно-сальдовых ведомостей (далее – ОСВ) по каждому проверяемому синтетическому счету за выбранный отчетный период. При этом сопоставляются данные БУ, НУ, в т. ч. по субсчетам. Материальные счета проверяются на наличие «красного» сальдо (отрицательных остатков), сумм без количества или количества без сумм, а также наличия пересортицы и иных несоответствий. Обороты по синтетическим счетам проверяются на соответствие данным субсчетов (сч. 60, 62 и др. расчетные, 90, 91). По затратным счетам (сч. 20, 25, 26, 44) проверяется корректность их закрытия на конец месяца и отсутствие сальдо (за исключением незавершенки на сч. 20). Суммы дебиторской/кредиторской задолженности анализируются на их соответствие произведенным расчетам. Особое внимание должно уделяться выявлению несоответствий, возникающих при неправильном перенесении взаиморасчетов с одного договора на другой. В необходимых случаях проводится контроль соответствия данных БУ данным НУ (в зависимости от налогового режима).
Проверка ведения наличных и безналичных операций	Помимо контроля правильности оформления кассовых документов и проводок по ним, проверяется соответствие выданных подотчетных сумм их списанию авансовыми отчетами. При ревизии безналичных операций должно быть обеспечено соответствие данных ОСВ по сч. 51, 52 (обороты и сальдо) данным, полученным из ПО «Банк-клиент», применяемого проверяемой организацией. Особое внимание должно быть уделено наличию сбоев (неправильных корреспонденций счетов) при загрузке выписок и плетежек из банк-клиента в бухгалтерскую программу. При анализе ведения учета по сч. 52 должна быть проверена корректность курсов валют на дату совершения валютных операций.
Проверка учета ОС (постановка на баланс, движение, списание) и начисление амортизации по ним	Проводится анализ субсчетов по сч. 01, 02 с выводом показателей БУ, НУ. Проверяется соответствие данных между БУ и НУ. Особое внимание должно быть обращено на соответствие применяемых амортизационных групп требованиям нормативных актов, а также на способы расчета сумм амортизации ОС.
Анализ операций, внесенных бухгалтерами проверяемой организации вручную	Проверяется точность корреспонденций счетов, а также влияние  введенных данных на результаты учетных регистров.
Проверка операций по ежемесячному закрытию счетов	Все регламентные операции по закрытию месяца должны быть выполнены корректно. При наличии сообщений об ошибках должны быть установлены их причины и предложены варианты исправления.
Проверка данных отчетных форм	Проверяется соответствие результатов отчетных форм данным регистров учета.

 

Таким образом, несмотря на автоматизацию многих этапов, экспресс-анализ состояния учета может потребовать значительных усилий со стороны проверяющего. В конечном итоге все будет зависеть от уровня квалификации и опыта привлеченного специалиста: чем они выше, тем быстрее а, главное, достовернее, будут результаты проверки.

Примечание: указанный в таблице перечень является приблизительным, т.к. зависит от специфики ведения учета (например, в торговле, на производстве и т.п.), особенностей применяемого налогового режима и многих других факторов.

Преимущества экспресс-проверки

По сравнению со стандартными способами, экспресс-проверка состояния учета имеет многочисленные преимущества:

• скорость проведения значительно выше, сроки – от 3-х до 10-ти дней, в зависимости от объема работ;
• привлечение стороннего специалиста позволяет получить более объективную картину состояния учета, т. к. у него нет заинтересованности в сокрытии обнаруженных искажений;
• проверка проводится без привлечения работников бухгалтерии (финотдела), что позволяет сотрудникам организации не отвлекаться от решения текущих задач;
• в случае внешнего исполнителя стоимость проведения экспресс-проверки будет вполне доступной (за счет автоматизации), хотя и зависит от вида и масштаба деятельности предприятия;
• выделенные средства полностью окупятся, по сравнению с затратами на штрафные санкции со стороны государства и бизнес-партнеров.

 

Помимо перечисленного, по результатам проверки могут быть предоставлены сведения об обнаруженных денежных резервах, экономии на расходах, предложены меры по оптимизации расчета налогов и взносов, а также даны практические рекомендации по устранению обнаруженных несоответствий и снижению рисков их негативного влияния на деятельность организации.

 

Заключение

Как видим, экспресс-анализ состояния учета идеально подходит для ситуаций, когда время на его проведение ограничено, возможности для полноценного аудита отсутствуют, а выявленные недочеты могут привести к неотвратимым штрафным санкциям (например, в условиях камеральной или выездной налоговой проверки, проверки внебюджетным фондом, банком, собственником компании и др.).

В то же время такая проверка полезна сама по себе, поскольку позволяет оперативно получать ответы на многие текущие вопросы, а также объективно оценивать риски по тому или иному направлению деятельности. Результаты грамотно выполненного анализа состояния бухгалтерского и налогового учета позволяют руководству компании (ее собственникам) в кратчайшие сроки получать достоверную и объективную информацию о финансовом состоянии организации и принимать на этой основе важные управленческие решения, вплоть до разработки стратегий развития бизнеса.